Referat fra generalforsamlingen i Støtteforeningen for Ry Lokalarkiv
TIRSDAG DEN 20. MARTS 2018 KLOKKEN 19.00
Generalforsamlingen begyndte klokken 19.00 i foredragssalen på Klostervej 6D og 29 medlemmer var mødt op.
Inden selve generalforsamlingen begyndte, var der mulighed for at bese vore nye lokaliteter, og arkæolog Louise Søndergård holdt et spændende foredrag om borgerudgravningen af Fattiggården ved Firgårde.
Generalforsamlingen begyndte klokken 20.00
Ad 1. Valg af dirigent
Martin Philipsen Mølgaard blev valgt som dirigent og indledte generalforsamlingen med at fastslå, at generalforsamlingen var rettidigt indkaldt.
Ad 2. Bestyrelsens beretning v/ formand Knud Aagaard
Knud Aagaard fremlagde formandens beretning. Se bilag ”Formandens beretning 2018_03_20”.
Et medlem gjorde opmærksom på, at muligheden for at tilmelde sig vort nyhedsbrev er forsvundet fra museets hjemmeside. Martin lovede at få det ordnet.
Generalforsamlingen godkendte herefter formandens beretning.
Ad 3. Regnskab, herunder fastsættelse af kommende års kontingent v/ kasserer Ib Jensen Skytte
Da Ib er sygemeldt blev regnskabet gennemgået af formand Knud Aagaard. Se bilag.
Årskalenderen har i regnskabsåret 2017 givet et overskud på lidt over 8.000,-
Denne post dækker både over en del af kalender 2017 og 2018, idet regnskab og indtægt følger kalenderåret, mens kalendersalget begynder i det ene kalenderår og slutter i det efterfølgende.
Regnskabet blev herefter godkendt, og forsamlingen vedtog at kontingentet fortsætter uændret, husstand 100,- og enkelt 75,-
4. Valg af bestyrelsesmedlemmer
På valg er: Knud Aagaard
Kaj Ahlburg
Mogens Riis Lauritzen
Jarl Dencker
Alle blev genvalgt
5. Valg af suppleanter til bestyrelsen
På valg er: Torben Andersen
Birthe Dalsgaard
Begge blev genvalgt
6. Valg af revisorer På valg er: Niels Hovgaard
Ann Kirstin Heide
Begge blev genvalgt
7. Valg af revisorsuppleant På valg er: Anne Grethe Frøslev
Anne Grethe Frøslev blev genvalgt
8. Indkomne forslag
Der var ikke indkommet nogen forslag
9. Eventuelt
Formanden roste de frivillige for indsatsen omkring flytningen af arkivet og med udgivelsen af kalenderen
Heinrich Abrahamsen gjorde opmærksom på en fejlagtig oplysning i Arkibas. Fejlen er allerede rettet.
Ref/Mogens
—————————————————————————————————-
Beretning 2018
Konstituering af bestyrelsen:
Formand: Knud Aagaard
Næstformand: Søren Chr. Sørensen
Kasserer: Ib Jensen Skytte
Sekretær: Mogens Riis Lauritzen
Repræsentant til kontaktudvalget for Museum Skanderborg:
Mogens Riis Lauritzen
Foreningen havde ved årsskiftet 110 medlemmer.
Scanning og registrering af fotografier i Arkibas går som de forrige år fortsat fremad. Vi har nu registreret ca. 7115 billeder på den landsdækkende søgedatabase arkiv.dk, og der er i 2017 blevet ”klikket” 51964 gange på billederne og de andre arkivalier.
Digitaliseringen af diverse kassettebånd skrider også godt frem, efter lidt tekniske udfordringer i starten og vi skønner at være i gennem ca. 40% af materialet.
Der skal i den forbindelse rettes en stor tak til alle de frivillige, der arbejder utrættelig med de mange opgaver året igennem og til Jens og i årets første halvdel Leif, som nu er afløst af Martin, der hjælper os med at gøre det rigtigt.
Indscanning af fotograf Victor Baunsgaards filmruller er fortsat i gang og de bliver, lagt på foreningens hjemmeside, efterhånden som de er klar. Her kan man se dem og skrive kommentarer og oplysninger om billederne, hvis man er oprettet som bruger. I øjeblikket har 92 brugere fået adgang til at skrive kommentarer.
Der er indtil videre kommet ca. 4513 kommentarer til de 5671 billeder der er på hjemmesiden.
Vi er naturligvis glade for de 92 personer, som er kommet indenfor, men vi vil gerne have mange flere til at bidrage.
Skulle nogle af jer holde jer lidt tilbage pga. vanskeligheder med oprettelse af adgang, vil vi opfordre til at I kommer ned på arkivet, hvor vi kan guide jer stille og roligt igennem processen med oprettelse og komme med kommentarer.
Arkivets hjemmeside får flere og flere brugere, der var ca. 25000 besøg på hjemmesiden i 2017.
Vi har som de foregående år fået indleveret mange forskellige arkivalier i årets løb, som vi igen er i gang med at registrere.
Års kalenderen er trykt i 500 eksemplarer i år og salget er forløbet tilfredsstillende. Vi havde den til salg i Købmanden i Alken, Superbrugsen i Ry, Kvikly i Ry, Brugsen i Gl. Rye, Meny og ”Lykke” i Låsby.
Derudover havde vi midlertidige salgssteder ved Møllemarkedet i Gl. Rye og Ryvang og julemarkederne på Øm Kloster og i Alling.
Endelig holdt et hold frivillige åbent på arkivet til Kultur Aften sidst i september.
Vi har udsendt 4 nyhedsbreve i 2017. Nyhedsbrevene informerer om foreningens arrangementer og om arbejdet på arkivet. Omkring 60 personer modtager nyhedsbrevet. Nyhedsbrevet bestilles på Museum Skanderborgs hjemmeside.
Flytningen af arkivet.
I foråret startede processen med flytningen af arkivet. I starten med møder om lokaleindretning og størrelser og efter flere møder accepterede vi indretningen som den er nu. Vi brugte meget tid på placeringen af reolerne i depotet samt inventaret og arbejdspladserne i øvrigt.
Flytningen blev altovervejende udført af de frivillige. Alt skulle i flyttekasser med max. 20 kg i hver og derefter blev reolerne adskilt og kørt til den nye adresse på trailere og ca. 150 af flyttekasserne blev ligeledes flyttet i privatbiler og en varevogn som venligst blev stillet til rådighed af Ry Mc.
Derefter begyndte vi at samle de nyindkøbte reoler i arkivet og arbejdsbordene (de var i overskud fra de gamle rådhuse) blev opstillet, og udpakningen af arkivalierne begyndte.
Efter samling af reolerne i depotet kørte flyttefirmaet, der flyttede for biblioteket, de resterende 250 kasser fra Gudrunsvej og til kælderen på Klostervej, og udpakning og opsætning af de arkivalier der skal være i kælderen kunne starte.
Hver kasse var i forvejen mærket med reol – og hyldenummer, og om den skulle være i depotet i kælderen eller oppe i arkivet, reolerne og hylderne var nummereret og fotograferet inden flytningen startede, så vi havde styr på hvor arkivalierne havde været i det gamle arkiv.
Nyt EDB.
Vi søgte sidste vinter Brugsforeningen TRYG om et tilskud til indkøb af nyt edb-udstyr i forbindelse med flytningen, og fik til vores store glæde (selvfølgelig dagen efter generalforsamlingen sidste år) tildelt ca. 21000 kroner som vi nu er i gang med at bruge til formålet.